Definition
Der Prozess, der sicherstellt, dass Dokumente so erstellt, geprüft, genehmigt, aktualisiert, gespeichert, verteilt und zurückgezogen werden, dass Aktualität, Integrität und Rückverfolgbarkeit erhalten bleiben.
Einfach erklärt
Sie stellt sicher, dass Nutzer die richtige genehmigte Dokumentversion verwenden.
Warum es wichtig ist
Veraltete oder unkontrollierte Dokumente können Fehler, Inkonsistenz und Abweichungen verursachen.
Begriffliche Abgrenzung
Dokumentenlenkung umfasst den gesamten Dokumentlebenszyklus und nicht nur die Archivierung.
Praktische Perspektive
Der Prozess sollte Eigentum, Versionierung, Genehmigung, Zugriff, Verteilung, Aufbewahrung und Rücknahme veralteter Dokumente festlegen.