Definition
Der kontrollierte Prozess zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen für festgelegte Zeiträume unter Erhaltung von Integrität, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Abrufbarkeit.
Einfach erklärt
Er legt fest, wie lange Aufzeichnungen aufzubewahren sind und wie sie geschützt und nutzbar bleiben.
Warum es wichtig ist
Aufzeichnungen können Jahre später zum Nachweis der Konformität, zur Rekonstruktion der Prozesshistorie, für Audits oder Qualitätsbewertungen benötigt werden.
Begriffliche Abgrenzung
Aufbewahrung bedeutet nicht, jede Information unbegrenzt zu behalten; Fristen sollten aus anwendbaren rechtlichen, regulatorischen, vertraglichen und geschäftlichen Anforderungen folgen.
Praktische Perspektive
Der Prozess sollte Fristen, Formate, Speicherung, Zugriff, Sicherungen, Migration und kontrollierte Löschung nach Fristablauf festlegen.