Definicja
Kontrolowany proces utrzymywania zapisów przez określony czas przy zachowaniu ich integralności, czytelności, dostępności i możliwości odtworzenia.
Proste wyjaśnienie
Określa, jak długo zapisy muszą być przechowywane oraz jak zachować ich ochronę i użyteczność.
Dlaczego to ważne
Zapisy mogą być potrzebne po wielu latach do wykazania zgodności, odtworzenia historii procesu, audytu lub oceny jakości.
Granice pojęcia
Retencja nie oznacza bezterminowego zachowywania każdej informacji; okresy powinny wynikać z właściwych wymagań prawnych, regulacyjnych, umownych i biznesowych.
Perspektywa praktyczna
Proces powinien określać okresy, formaty, miejsca przechowywania, dostęp, kopie zapasowe, migrację i kontrolowane usuwanie po upływie retencji.